在宅勤務のセキュリティで確認すべきことは？

在宅勤務のセキュリティで確認すべきことは、会社のルール、端末、アカウント、通信環境、データの扱い、トラブル時の連絡先です。特に、会社が用意した端末やVPNなどを使い、OS・ソフトウェア・セキュリティ対策を最新の状態に保つことが基本になります。

自宅のWi-Fiだけを確認して終わりにせず、「誰が」「どの端末で」「どの情報に」「どの方法でアクセスするか」を順番に確認しましょう。

在宅勤務の開始前に確認すること

まず、会社が定めた在宅勤務の方法と、問題が起きたときの連絡先を確認します。自分の判断で私物端末や個人向けクラウドサービスを使うと、情報管理のルールから外れる場合があります。

• 在宅勤務で使用できる端末が指定されているか
• 私物のパソコンやスマートフォンを使ってよいか
• VPN、リモートデスクトップ、認証アプリなど、指定された接続方法は何か
• 会社のデータを保存してよい場所はどこか
• USBメモリ、個人メール、個人向けクラウドへの保存や転送が認められているか
• 紛失、誤送信、不正アクセスが疑われる場合の連絡先はどこか
• 家族など、本人以外が端末や画面を見ることに制限があるか

会社のルールが分からない項目は、自己判断で「問題ない」と決めず、上司や情報システム部門に確認してください。特に、会社の情報を個人のメールアドレスや私物の記録媒体へ移すことは、許可の有無を確認する必要があります。

業務に使うパソコンとスマートフォンを確認する

端末は、OSやアプリの更新状況、画面ロック、ウイルス対策、利用者の権限を確認します。会社から貸与された端末では、管理設定を勝手に変更しないことも重要です。

• OS、ウェブブラウザー、業務アプリがサポート対象で、必要な更新が適用されている
• 画面ロックが設定され、離席時に自動でロックされる
• ログインに推測されにくいパスワードや認証方法を使っている
• ウイルス対策機能や端末のセキュリティ機能が無効になっていない
• 不要なアプリや拡張機能をインストールしていない
• 管理者権限を必要以上に使っていない
• 紛失・盗難時に、会社が遠隔で利用停止やデータ消去を行える設定になっているか確認している

更新通知を後回しにすると、既知の弱点が残る可能性があります。ただし、業務端末の更新は会社の管理下にあることが多いため、指定された手順がある場合はそれに従ってください。

アカウントと認証を確認する

在宅勤務では、社内ネットワークの外から業務システムへ接続するため、アカウントの乗っ取り対策が欠かせません。パスワードの使い回しを避け、利用できる場合は多要素認証を設定します。

• 業務用と私用で同じパスワードを使っていない
• 複数の業務サービスで同じパスワードを使い回していない
• 多要素認証が利用できるサービスでは、会社の手順に従って設定している
• 認証コードや承認通知を、知らない相手に伝えていない
• ブラウザーや端末にパスワードを保存する場合、会社が認めた方法を使っている
• 退職者や異動者など、不要になったアカウントが利用されていない

「アカウント確認」「パスワード変更」などを求めるメールやメッセージを受け取った場合は、本文のリンクをすぐに開かず、公式のブックマークや社内ポータルから確認します。送信者名だけで本物と判断しないでください。

自宅のWi-Fiと通信環境を確認する

自宅のWi-Fiでは、無線LANルーターの管理画面のパスワード、暗号化方式、ファームウェア更新状況を確認します。初期設定のまま使っている場合は、ルーターの説明書やメーカーの案内に従って変更してください。

• 無線LANにパスワードを設定している
• 古い暗号化方式ではなく、ルーターが対応する適切な方式を使っている
• ルーターの管理者パスワードを初期値のままにしていない
• ルーターのファームウェアを更新している
• 来訪者向けのネットワークと業務端末を分けられる場合は分けている
• 会社が指定するVPNなどの接続方法を使っている

カフェや駅などの公衆Wi-Fiを利用する場合は、会社のルールを優先してください。業務上必要な場合でも、接続先や認証情報を盗み見られるリスクを考え、会社が認めた通信方法を使います。

業務データの保存・共有・廃棄を確認する

情報漏えいは、外部からの攻撃だけでなく、誤送信や保存場所の間違いでも起こります。データを扱う前に、保存先と共有相手が正しいかを確認します。

• ファイルを会社が指定したクラウドやサーバーに保存している
• 共有リンクの宛先、閲覧権限、期限を確認している
• メールの宛先、CC・BCC、添付ファイルを送信前に確認している
• 画面共有やオンライン会議で、不要なウィンドウや通知を表示していない
• 紙の資料を家族や来訪者が見られる場所に放置していない
• 不要になった紙資料や記録媒体を、会社のルールに従って廃棄している
• 業務データを個人の写真アプリ、自動バックアップ、個人クラウドへ保存していない

特に、共有リンクを「リンクを知っている人全員が閲覧できる」設定にすると、意図しない相手に見られる可能性があります。必要な相手だけに限定できる設定がある場合は、宛先と権限を絞ってください。

仕事をする場所と画面の見え方を確認する

自宅でも、端末の画面や会話を第三者に見聞きされない環境を選びます。家族が同居している場合は、業務情報を扱う時間と場所を決めると確認しやすくなります。

• 窓や廊下など、外部から画面を見られやすい場所を避ける
• 離席時に画面をロックする
• オンライン会議の背景や周囲に、機密情報を映さない
• 会議の音声を家族や来訪者が聞ける状態にしない
• 会社の資料を、家庭用プリンターや共用の場所に放置しない
• 業務端末を子どもの利用や私用の動画視聴などに使い回さない

不審なメールやファイルを受け取ったときの対応を確認する

不審なメールを受け取ったときは、リンクを開く、添付ファイルを実行する、返信する、認証情報を入力する、といった操作を避けます。誤って操作した場合も、隠さず早めに会社へ連絡してください。

1. メールやメッセージのリンク、添付ファイルを開くのを止める。
2. 入力したパスワードがある場合は、会社の手順に従って変更する。
3. 端末の電源を切る、ネットワークから切断するなどの対応が必要か、社内の連絡先へ確認する。
4. 受信日時、送信者、件名、クリックしたリンク、表示された画面などを記録する。
5. 指定された窓口へ報告し、自己判断でメールを削除したり初期化したりしない。

対応方法は、会社の端末管理や感染時の手順によって異なります。迷った場合は、業務を続ける前に社内の担当窓口へ連絡してください。

毎日の終業時に確認すること

終業時は、接続状態とデータの扱いを確認し、業務端末や資料をそのまま放置しないようにします。

• 業務システムからログアウトしたか
• オンライン会議やリモート接続を終了したか
• 端末を画面ロックまたは適切な方法で保管したか
• 印刷物、メモ、USBメモリなどを片付けたか
• 一時保存したファイルやダウンロードファイルが会社のルールに反して残っていないか
• 紛失や誤送信など、当日発生した問題を報告したか

在宅勤務のセキュリティ確認チェックリスト

次の項目に答えられない場合は、会社の規程や担当部署に確認してください。

在宅勤務のセキュリティ確認は、会社のルールに沿った端末・接続方法を使い、認証情報と業務データを第三者から守れているかを点検する作業です。最初に、会社の在宅勤務規程とトラブル時の連絡先を確認し、その後に端末、アカウント、Wi-Fi、データの順で点検すると抜け漏れを減らせます。